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                      展覽公司負責的主要工作內容和流程有哪些?

                      發布時間:2018-10-06 06:56:52??發布者:品邦展覽??閱讀:1530

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                        每一個成功的展覽會的背后都有展覽服務公司在默默付出,負責整個展覽會的布展以及處理相關事宜,那么他們具體的工作是什么呢?下面就跟小編一起來看看展覽公司負責的主要工作內容和流程有哪些。

                        一、展覽公司的主要業務是什么

                        展覽公司的主要業務是專業從事展覽、會議策劃、組織與承辦大型會展、企業品牌形象策劃與推廣、國內外品牌展會組織和招商等業務。

                        展覽公司大體可以分為:

                        1、主辦展覽會的公司。

                        2、承辦展覽的公司。

                        3、展覽展示類公司。

                        4、展覽館等。

                        展覽公司負責

                        展覽公司負責

                        二、公司安排會展需要注意哪些細節?

                        簡單來說,展會所需要準備的東西【名片、白紙、簽字筆、公司的宣傳資料】。品邦為您介紹的展覽項目注意事項有如下幾點:

                        1、報展程序:選擇某個展覽后,與主辦單位取得聯系,對方會傳真或郵寄給您報展文件。這些文件應包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關服務、展館展位圖、參展人員手冊等。 填好參展表格、返回給大會主辦者、并得以確認之后,您還要將全部或者部分展位費作為定金匯至主辦者,這樣您的展位便得到最后的確定。

                        2、費用預算:參展費用包括展位費、展位裝飾裝修費、展品運輸費、機票火車長途車費、市內交通費、食宿費、必要的設備租賃費、廣告宣傳費、資料印刷費、禮品制作費、會議室租賃費等。做參展經費預算時,還要加上總費用的10%,作為不可預見費用的支出。

                        3、展臺位置:展臺的位置由主辦者全盤規劃,按照產品和服務的內容、行業、地區等因素安排展臺的位置,或者是以展位費的多少來區分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標出了哪些位置可供選擇??傊?,越早將參展申請表格遞交給大會主辦者,越容易得到好的位置。

                        4、標準展臺:除國內某些大型商品定貨會仍采用面積較小的展位外,通常展覽會的展位面積為9平方米(3米X3米),成為標準展臺。大會主辦負責標準展臺的搭建并提供展示所需要的基本設施,包括三面展墻,二個能固定在展墻上的射燈,一個展桌(長1米,寬50厘米,高80厘米),二把椅子,地毯,220V5A三項電源插座一個,以及刻寫眉板文字即貴公司的名稱。無特殊要求,眉板文字是您填寫在參展表格中的單位名稱。會展的標準展位中,有一種特殊的位置--位于每行展位的頂端,是最多只有兩面展墻的展位,它有兩個邊甚至三個邊可以面對觀眾行走的通道,能更多接觸到參觀者。因此,如果您越早申請參展,您越有機會向大會主辦者尋求該種展位。

                        5、特裝修:超過四個或者四個以上的標準展位的面積時,您可以只預定光地面積,而自行策劃、特殊裝修。特裝修則可以根據公司產品特點、技術特點、市場定位、展覽期間的活動安排,做出別出心裁的獨特裝修。 展位的裝修 大會提供標準展位的搭建,展墻、桌椅都采用的防火材料,在做特裝修時要特別注意,如果采用的是木結構的展架和裝飾物,應涂上防火材料。

                        6、家俱:大多數參展商會有這樣的感受,就是一個資料桌不夠用。大會組織者、展覽場館以及展覽服務公司,可以提供桌、椅、柜子、沙發等家俱的臨時租用服務。 水、電、煤氣。如果您在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣、天然氣等,您一定要在參展申請表格中加以說明、特別強調,在收取一定的費用后,大會主辦者會安排、并可以提供這些服務。

                        7、電話:您可以申請在展覽期間租用電話線(國內長途DDD,和國際長途IDD),但要提前向主辦單位提出,以免除不必要的加急費用。

                        8、物品保管:展覽期間,大會組織者對展會提供安全保障,展覽館出入口設有保安,大件展品的出入館都要登記。但目前我國展館尚缺少貴重物品保險柜租用存放服務。展覽期間人了人往,難免零亂,所以小件展品和貴重物品等應自己妥善保管。 如果是特裝修的展位,不要忽略了貯藏室的設計和搭建。貯藏室可以放置公司禮品、文件、和工作人員的衣服、隨身物品等。標準展位的參展工作人員則應隨身攜帶公文箱包,用于攜帶和臨時存放小件物品、錢財等。

                        9、:包裝箱的存放:展覽開始之前,主辦者和展覽館管理者、展覽運輸服務公司會收走包裝紙箱、包裝木箱和材料,或者指定統一存放的倉庫,這是為展位整潔的需要,同時也是防火安全的要求。通常,展覽結束撤館時,包裝材料會退還或自行領走。

                        10、展品的運輸:大會主辦者會在'參展細則'里提供展品運輸的提貨負責人的姓名和收貨地址,您可以按此,將展品提前運往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運輸代理,運輸代理提供門到展位到門的服務。

                        11、布展和撤展:大會組織者通常會給布展留出足夠的時間,大會展覽會的布展時間為3天以上,并且可以在正常工作時間之外加班施工。在大會最后一天,觀眾清場以后即可以開始撤展。

                        三、展覽公司需要做好的四個項目接洽階段工作

                        展覽公司在進行一個展覽項目時,首先就是接洽階段,通常來說,這個階段主要分為四個部分:

                        1、獲取參展客戶信息:以下一些渠道是有可能幫助獲得最初步的客戶信息的。市場部將在前期對國內的主要會展信息列出一個比較詳細的表格(按照行業和區域進行分類,并根據特裝比例對其展覽裝飾服務需要進行初步的劃定),業務部門可以根據各自的優勢和以往資源,有側重地選擇哪個展會開展業務。上屆展覽會的會刊——一般比較成熟和已經固定的展會,行業中的主要廠商基本上會繼續參展,所以上屆會刊是很好的渠道。會刊資料往往登載有平面圖、展商的聯系方式和簡介。會刊資料可以配合現場實景照片進行比較,今后市場部將對重要展會的所有特裝展位進行拍攝存檔。展會專設網站——比較有規模的展會基本上建有專門的網頁,一般有對下屆展會的宣傳和以往展覽的回顧,有些不僅會列出上屆的展商,為顯示其展會效益,網上也上傳一些布置得挺美觀的展位照片。行業資訊媒體——行業資訊媒體比較熟悉其行業的展會和廠商,有些專門的采訪類欄目,類似展會快報的性質,里面有參展商市場宣傳方面的負責人信息。正在服務客戶的參展商手冊和平面圖——如果在每次展會上有我們的客戶參展,最好能夠通過他們獲得展位平面圖,上面是最新的參展商,該屆展會的特裝客戶可以一目了然。

                        2、上門拜訪客戶:會展行業的業務特殊性在于它的客戶是確定的,只是客戶選擇不同的供應商而已。很多的客戶會進行邀稿競標,這些是我們可以進入的,有些供應商關系已經固定的客戶我們可以以后通過機會再進入。目前聯智公司在會議整合上優勢明顯,有品牌知名度,但在展覽上所做的市場宣傳不多,沒有很明顯的優勢,要向直接客戶展開展覽投標,就很需要前期主動聯系。很多時候,確實要參展的特裝客戶是需要展覽服務的,可以進行登門拜訪的。通過對客戶的交談,詳細了解客戶的意圖,明確客戶希望展示的主題,偏愛色調,是否開辟洽談區,需要媒介設備等。有些客戶會提供他們的公司介紹給展覽公司,通過交流,我們可以得知其以往的展臺情況,特別是為什么會放棄原有的合作關系,有哪些地方是不滿意的。有些客戶通常邀請很多家比稿,但最后選中的方案是幾個方案的集合,對于這種客戶事先很難分辨。也有個別客戶已經有了展臺搭建商,只是為了形式,或是為了通過比稿得到一份現成的展覽設計圖,最后自己另外找人做。目前會展行業比較混亂,該種情況希望可以通過與客戶交流能夠提前得以發覺。

                        3、取得客戶參展相關資料:如果得到客戶的認可,同意我們為其展覽提供策劃設計,通常我們需要得到客戶的以下資料——展館平面圖、展位面積、展商手冊、客戶公司介紹資料、客戶公司全稱、客戶標準司標、客戶標準字體、客戶標準色標、參展產品名稱規格和數量登、參展產品用電要求、重點參展產品、展位制作預算。通常不管是何種情況,客戶都會提供設計本身需要的資料,但對于我們來說,獲得客戶的費用運算是最關鍵的,在投標比稿中尤為重要。有些客戶會給一個大概的范圍,但有些客戶不愿透露,甚至本身也沒有事先有預算。我們可以收集該客戶的以往同行業展位照進行比較,或者把一些展位圖給客戶參考選擇,并告知其大致費用,請其選擇參考??蛻粢话銜x擇其風格和價格都比較接近的展臺圖。參展商手冊和客戶要求關系到展覽設計師的方案是否能夠達到入圍中標,我們應該盡可能齊全地從客戶那邊獲得。展商手冊涉及到了展館的技術參數和規則要求等??蛻粢罂蓮囊韵聨讉€方面明確:展位結構、展位材質要求、色彩要求、設計重點、照明要求、展板數量、展位高度等。

                        4、明確展覽設計圖交付日期,制定工作計劃:同客戶明確首稿的交付時間和要求,會同設計師進行安排。(目前展覽公司的展示設計人員有限,我們應該盡可能避免參與多家競爭的比稿中)。對于大的項目,應該制定一份工作時間明細表,有需要可以提交給客戶。

                        品邦展覽公司致力于全球展覽會設計搭建一站式服務,推崇生命型管理模式,追求生態發展。承接大型企業展廳、展臺、展覽展示設計施工和會議活動策劃服務。電話:400-639-2006。以文化創意為核心,運用3D、全息等多媒體技術,從概念設計到落地實施,全產業鏈化服務世界500強客戶。http://www.9imim.com

                        以上是品邦小編為大家介紹的關于展覽公司負責的工作內容的相關資訊,展覽公司個主要工作是負責展會的策劃和服務,包括展前、展中、展后各方面的事宜。

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